Chaque secteur adapte la dématérialisation à ses besoins, avec des approches qui divergent selon les priorités des organisations. Pourtant, un objectif commun persiste : optimiser la gestion documentaire et accélérer les performances.
Dans cet article, plongez au cœur des meilleures pratiques à adopter dès maintenant afin de renforcer votre productivité et d’atteindre vos objectifs plus vite
1- Définissez les priorités de votre processus de dématérialisation
Oui il faut dématérialiser, mais quoi exactement ? cette question a toute sa place. En effet, avant de s’engager dans une démarche de dématérialisation approfondi, Il est essentiel d’identifier les processus qui doivent être dématérialisés, afin d’obtenir un résultat plus impactant.
Par exemple, explorez des départements clés comme la comptabilité, les ressources humaines ou la communication. En analysant vos besoins et vos contraintes, vous sélectionnez plus facilement les priorités et mettez le focus sur ce qui compte vraiment.
2- Boostez vos processus avec l’automatisation
L’automatisation domine la stratégie de dématérialisation d’une organisation avec un objectif clair : accroître agilité et performance. Pour y parvenir, rangez les vieilles pratiques au placard et engagez un travail profond de construction et de modernisation de vos processus.
Concrètement, vous modernisez plusieurs aspects : automatisez l’indexation des documents, lancez des flux pour les tâches répétitives comme les signatures électroniques avec des outils tels que DocuSign, et gérez les paiements via ADP. Mais dans quel but ? En automatisant vos processus, vous gagnez un temps précieux et réduisez drastiquement les erreurs humaines. D’ailleurs, Gartner (2024) le confirme : les entreprises qui adoptent l’automatisation améliorent leur efficacité de plus de 50 %.
3- Choisir une bonne plateforme de dématérialisation
Votre dématérialisation échoue sans les outils adaptés pour la mettre en œuvre. Pour réussir, explorez des plateformes comme Microsoft Power Platform (Power Automate, Power Apps) ou SAP SuccessFactors, qui centralisent la gestion des documents, des workflows et des données sur une seule interface.
Choisissez l’outil idéal pour votre organisation et vous accélérez l’accès aux informations (-30 % de temps de recherche selon Forrester 2024), supprimez les silos et limitez les erreurs. Pour renforcer la sécurité, synchronisez vos données avec un cloud comme Azure ou Google Drive, connectant ainsi vos appareils à la plateforme d’automatisation.
4- Sécurisez vos documents avec une gouvernance claire
En 2025, les lois resserrent encore les exigences sur la gestion des documents dans les organisations. Établissez une politique claire pour encadrer vos documents dématérialisés. Cette stratégie définit qui accède aux documents, comment vos équipes y parviennent, et quels dispositifs vous activez en cas de violation de données. Ces détails, loin d’être anodins, garantissent un contrôle rigoureux et protègent vos documents sur le long terme.
5- Mesurez l’efficacité avec les bons indicateurs
Après avoir lancé votre dématérialisation, sélectionnez soigneusement les indicateurs qui révèlent si le processus fonctionne bien. Vous focalisez-vous sur le volume de papier et le temps consacré à chaque tâche ? Ou préférez-vous évaluer la réduction des besoins de stockage, d’archivage, des frais de poste et d’impression ? Ces aspects clés aident vos dirigeants à identifier les éléments concrets pour juger l’efficacité de votre stratégie de dématérialisation.
En résumé, aucune formule magique ne garantit le succès de votre dématérialisation. Seule la combinaison de pratiques interconnectées propulse votre entreprise vers une transition efficace. Vous voulez implémenter la dématérialisation de vos processus de manière concrète, mais vous hésitez sur la marche à suivre ? Contactez-nous directement pour avancer ensemble.
